Tài liệu scan là gì? 6 tiêu chuẩn file scan khi nộp hồ sơ online
Tài liệu scan là bản số của giấy tờ trên giấy, được tạo bằng máy scan hoặc camera điện thoại, thường lưu dưới dạng PDF hoặc JPG. Hầu hết thủ tục online hiện nay, từ hồ sơ xin việc, hồ sơ vay vốn đến dịch vụ công, đều yêu cầu tài liệu scan thay cho bản giấy. Nhưng không phải file nào cũng được chấp nhận. Bài này tổng hợp 6 tiêu chuẩn một tài liệu scan cần đạt, những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại và cách tạo tài liệu scan đạt chuẩn ngay trên điện thoại.
Tài liệu scan là gì, khác bản sao y thế nào?
Tài liệu scan, còn gọi là bản scan tài liệu hay file scan, là hình ảnh của giấy tờ được quét lại. Nó chỉ thể hiện nội dung giấy tờ, không tự có giá trị như bản sao chứng thực. Khi nơi nhận ghi "bản scan từ bản chính", bạn scan trực tiếp giấy tờ gốc. Khi ghi "bản scan bản sao y", bạn scan bản đã được chứng thực. Đọc kỹ yêu cầu để scan đúng loại, tránh phải làm lại.
Nếu bạn mới tìm hiểu, bài scan là gì giải thích khái niệm từ đầu.
6 tiêu chuẩn của một tài liệu scan đạt yêu cầu
1. Định dạng: PDF cho tài liệu nhiều trang
PDF là định dạng được chấp nhận rộng rãi nhất: nhiều trang gộp trong 1 file, giữ đúng khổ giấy, mở được trên mọi máy. Chỉ dùng JPG hoặc PNG khi biểu mẫu yêu cầu tải ảnh, ví dụ ảnh chân dung hay ảnh từng mặt căn cước.
2. Độ phân giải: 200 đến 300 dpi
Độ phân giải quyết định độ rõ của chữ nhỏ, con số trong bảng, nét con dấu. Với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, Thông tư 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ (hiệu lực từ 01/7/2025) yêu cầu số hóa tài liệu giấy ở độ phân giải tối thiểu 200 dpi, bản đồ và bản vẽ 300 dpi, ảnh màu, tỷ lệ 100%. Hồ sơ nộp online thông thường không khắt khe như vậy, nhưng đây là mốc tham khảo tốt: bản scan khổ A4 phải đủ rõ để in ra mà vẫn đọc được chữ cỡ nhỏ.
3. Màu sắc: giữ màu khi có dấu, chữ ký
Tài liệu có con dấu đỏ, chữ ký mực xanh nên scan màu để người nhận nhận ra đó là bản chụp từ bản gốc. Tài liệu chỉ có chữ có thể scan đen trắng cho nhẹ file.
4. Đủ trang, đúng thứ tự
Thiếu mặt sau, thiếu phụ lục, lộn trang là lý do hàng đầu khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. So số trang của file với bản giấy trước khi gửi.
5. Thẳng, đủ 4 góc, nền trắng, không lóa
Tài liệu scan phải thẳng khổ, thấy đủ 4 góc giấy để chứng tỏ không bị cắt xén, nền trắng sạch, không có vệt lóa hay bóng tay che chữ.
6. Dung lượng và tên tệp đúng quy định
Mỗi cổng tiếp nhận có giới hạn dung lượng riêng: có nơi chỉ nhận file dưới 1 MB, có nơi cho vài MB mỗi tệp. Tên tệp nên ngắn, viết không dấu, thể hiện nội dung, ví dụ nguyen-van-a-bang-tot-nghiep.pdf, thay vì IMG_2034.jpg.
Lỗi khiến tài liệu scan bị trả lại
- Lóa đèn: vệt sáng che mất chữ hoặc con dấu. Đổi góc chụp, tắt đèn trần chiếu thẳng xuống giấy.
- Thiếu sáng: chữ chìm vào nền xám, nhất là ở góc giấy. Chụp gần cửa sổ hoặc bật thêm đèn bàn chiếu xiên.
- Mờ, rung tay: chữ nhòe không đọc được. Chạm màn hình để lấy nét, giữ chắc tay, chụp lại khi cần.
- Nghiêng, dư nền: ảnh chụp chưa cắt còn mặt bàn, tờ giấy thành hình thang.
- Ảnh chụp màn hình: chụp lại màn hình để gửi thường mờ, dính thanh trạng thái. Hãy gửi file gốc.
Cách tạo tài liệu scan chuẩn bằng điện thoại
Bạn không cần máy scan. Dùng công cụ scan hình ảnh, tài liệu online thành PDF trên điện thoại iPhone và Android:
- Đặt giấy trên nền tối, đủ sáng, chụp thẳng từ trên xuống.
- Kiểm tra 4 điểm góc mà công cụ tự tìm, chỉnh nếu lệch, bấm Cắt và thêm trang.
- Giữ chế độ Trắng sáng để nền trắng, chữ đen, dấu đỏ vẫn đỏ.
- Thêm đủ các trang, kiểm tra thứ tự, đặt tên tệp rồi bấm Tải PDF.
Mỗi trang xuất ra khổ A4, in ở tỉ lệ 100% đúng kích thước giấy. Ảnh được xử lý trên máy bạn, không tải lên máy chủ. Hướng dẫn chi tiết từng bước có trong bài cách scan văn bản bằng điện thoại.
Riêng giấy tờ tùy thân, dùng công cụ chuyên dụng để có đúng kích thước thật: scan CCCD 2 mặt trên 1 trang và scan hộ chiếu.
Xử lý tài liệu scan sau khi tạo
- File vượt giới hạn dung lượng: nén PDF về đúng mức cần. Xem thêm cách nén PDF dưới 1MB.
- Nhiều tài liệu cần nộp thành 1 file: ghép PDF theo thứ tự yêu cầu.
- Nơi nhận chỉ nhận ảnh: chuyển PDF sang JPG từng trang.
- Lưu một bản tài liệu scan gốc chưa nén để dùng lại cho lần nộp sau.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu scan có phải là bản sao y không?
Không. Tài liệu scan chỉ là hình ảnh số của giấy tờ. Bản sao y (bản sao chứng thực) là bản giấy do cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Nếu nơi nhận yêu cầu scan bản sao y, bạn scan chính bản đã chứng thực đó.
Tài liệu scan nên lưu định dạng gì?
PDF cho tài liệu nhiều trang và hầu hết hồ sơ online. JPG hoặc PNG chỉ dùng khi biểu mẫu yêu cầu tải lên từng ảnh.
Độ phân giải bao nhiêu là đủ cho tài liệu scan?
200 dpi đủ cho văn bản hành chính thông thường, 300 dpi cho tài liệu có chữ nhỏ, bản vẽ. Với bản scan bằng điện thoại, hãy phóng to để kiểm tra: chữ nhỏ nhất vẫn đọc rõ là đạt.
Tài liệu scan bằng điện thoại có được chấp nhận không?
Phần lớn hồ sơ online chấp nhận, miễn file thẳng khổ, đủ trang, chữ rõ, đúng định dạng và dung lượng. Một số thủ tục yêu cầu ký số lên tài liệu, khi đó làm theo hướng dẫn riêng của nơi nhận.
Bài viết khác
Cách scan trên iPhone: 3 cách scan tài liệu thành PDF miễn phí
Cách scan trên iPhone không cần cài app: scan tài liệu bằng Ghi chú, ứng dụng Tệp và Safari, lưu PDF vào Tệp, gửi Zalo. Mẹo scan rõ chữ, nền trắng.
OCR PDF là gì? Cách chuyển PDF scan thành văn bản sửa được
OCR PDF là gì? Cách chuyển PDF scan thành văn bản sửa được bằng Google Drive, trên điện thoại, và mẹo scan rõ để nhận dạng tiếng Việt chính xác hơn.
Phần mềm scan trên điện thoại miễn phí: so sánh 6 lựa chọn
So sánh phần mềm scan trên điện thoại miễn phí: Ghi chú iPhone, Google Drive, Adobe Scan, CamScanner, vFlat Scan, scan online. Tiêu chí chọn app scan.