Scan là gì? Bản scan là gì, có mấy cách scan giấy tờ?
Scan là gì? Scan là từ tiếng Anh, nghĩa gốc là "quét" hoặc "rà soát". Trong công việc văn phòng ở Việt Nam, scan thường được hiểu là quét giấy tờ thành tệp số để lưu trên máy tính, điện thoại hoặc gửi qua mạng. Nhiều người gõ nhanh là "scan là j", nhưng câu hỏi thường đi kèm là bản scan là gì, máy scan là gì và scan khác photo ở đâu. Bài này giải thích từng khái niệm và cách scan giấy tờ đơn giản nhất hiện nay.
Scan nghĩa là gì?
Tùy ngữ cảnh, scan có vài nghĩa khác nhau:
- Scan giấy tờ, hình ảnh: quét tài liệu giấy thành file PDF hoặc ảnh. Đây là nghĩa phổ biến nhất và là nội dung chính của bài.
- Scan mã QR, mã vạch: dùng camera đọc mã để mở trang web, thanh toán, tra cứu sản phẩm.
- Scan virus: phần mềm diệt virus rà soát máy tính hoặc tệp để tìm mã độc.
- Scan trong y tế: như chụp CT scan, nghĩa là quét cơ thể bằng máy chuyên dụng.
Điểm chung là "quét qua để thu thông tin". Khi đồng nghiệp nhờ "scan giúp tờ giấy này", họ muốn bạn tạo bản scan của tờ giấy đó.
Bản scan là gì?
Bản scan là tệp số tạo ra sau khi scan giấy tờ, thường ở dạng PDF khi có nhiều trang hoặc JPG khi chỉ cần một ảnh. Bản scan đạt chuẩn thẳng khổ, nền trắng, chữ rõ, đủ trang và giữ màu con dấu, chữ ký.
Bản scan khác bản photo ở chỗ: photo là bản giấy in lại từ bản gốc, còn bản scan là file nằm trên máy, gửi đi được qua email, Zalo, cổng dịch vụ công. Với giấy tờ tùy thân, xem thêm bản scan CCCD là gì. Với ảnh, xem scan ảnh là gì. Các tiêu chuẩn của bản scan khi nộp hồ sơ có trong bài tài liệu scan.
Máy scan là gì?
Máy scan, hay máy quét, là thiết bị dùng đèn và cảm biến quét qua bề mặt giấy, chuyển thành ảnh số gửi vào máy tính. Có 2 loại phổ biến: máy scan mặt kính, đặt từng tờ lên kính, và máy scan nạp giấy tự động, đưa cả xấp giấy vào để quét liên tục. Nhiều máy in văn phòng hiện nay là máy in đa năng, vừa in, vừa photo, vừa scan.
3 cách scan giấy tờ hiện nay
1. Dùng máy scan
Cho bản scan rõ nhất, scan xấp tài liệu dày rất nhanh. Nhược điểm là phải có máy, cài driver trên máy tính và chỉ làm được ở nơi đặt máy.
2. Dùng máy in đa năng
Có sẵn ở nhiều văn phòng. Bạn đặt giấy lên kính, chọn scan trên máy hoặc trên máy tính, file được lưu vào máy tính hoặc gửi qua email. Cách này cần đi tới tận máy và biết cách cài đặt. Hướng dẫn chi tiết có trong bài cách scan trên máy tính.
3. Dùng điện thoại
Cách nhanh nhất cho giấy tờ thông thường: chụp giấy bằng camera, công cụ scan tự cắt đúng khổ, nắn thẳng, làm trắng nền và gộp thành PDF. Có thể dùng app scan hoặc công cụ chạy ngay trên trình duyệt. Xem so sánh các lựa chọn trong bài phần mềm scan trên điện thoại miễn phí.
Scan khác photo và chụp ảnh thế nào?
| Tiêu chí | Photo | Chụp ảnh | Scan |
|---|---|---|---|
| Kết quả | Bản giấy | File ảnh | File PDF hoặc ảnh |
| Khung hình | Đúng khổ | Dư nền, nghiêng | Đúng khổ, thẳng |
| Gửi qua mạng | Không | Được | Được |
| Độ rõ chữ | Rõ | Tùy ánh sáng | Rõ, nền trắng |
Chi tiết 6 điểm khác nhau có trong bài scan khác gì chụp ảnh.
Cách scan giấy tờ miễn phí bằng điện thoại
- Mở trang scan hình ảnh, tài liệu online thành PDF trên điện thoại iPhone hoặc Android.
- Bấm Chụp bằng camera, đặt giấy trên nền tối, chụp thẳng từ trên xuống.
- Kiểm tra 4 góc mà công cụ tự tìm, bấm Cắt và thêm trang.
- Giữ chế độ Trắng sáng, thêm trang nếu cần, rồi bấm Tải PDF.
Không cần cài app, không cần tài khoản, ảnh xử lý ngay trên máy. Hướng dẫn chi tiết có trong bài cách scan tài liệu bằng điện thoại. Dùng iPhone thì xem thêm cách scan trên iPhone, máy có sẵn tính năng quét tài liệu trong ứng dụng Ghi chú.
Những từ hay đi kèm scan
- Scan to PDF: scan và lưu thẳng thành file PDF.
- Scan 2 mặt: quét cả mặt trước và mặt sau, thường dùng với căn cước, giấy tờ in 2 mặt.
- OCR: nhận dạng chữ trong bản scan để sao chép, chỉnh sửa. Xem bài OCR PDF.
- DPI: số điểm ảnh trên mỗi inch, càng cao bản scan càng chi tiết. Giấy tờ thường dùng 200 đến 300 dpi.
Câu hỏi thường gặp
Scan là j?
Scan là j là cách gõ tắt của scan là gì. Scan nghĩa là quét, thường dùng để chỉ việc quét giấy tờ thành file PDF hoặc ảnh để lưu trữ và gửi qua mạng.
Bản scan có giá trị pháp lý không?
Bản scan chỉ là hình ảnh của giấy tờ, việc chấp nhận tùy quy định của nơi tiếp nhận. Nhiều thủ tục online chấp nhận bản scan, một số thủ tục vẫn yêu cầu bản chính hoặc bản sao chứng thực để đối chiếu.
Không có máy scan thì scan bằng gì?
Dùng điện thoại: chụp giấy tờ rồi dùng app scan hoặc công cụ scan online trên trình duyệt để cắt khổ, làm rõ chữ và tạo file PDF.
Scan và quét có giống nhau không?
Giống nhau. Quét là từ tiếng Việt của scan, ví dụ quét tài liệu, máy quét. Hai cách gọi được dùng thay cho nhau.
Bài viết khác
Cách scan trên iPhone: 3 cách scan tài liệu thành PDF miễn phí
Cách scan trên iPhone không cần cài app: scan tài liệu bằng Ghi chú, ứng dụng Tệp và Safari, lưu PDF vào Tệp, gửi Zalo. Mẹo scan rõ chữ, nền trắng.
OCR PDF là gì? Cách chuyển PDF scan thành văn bản sửa được
OCR PDF là gì? Cách chuyển PDF scan thành văn bản sửa được bằng Google Drive, trên điện thoại, và mẹo scan rõ để nhận dạng tiếng Việt chính xác hơn.
Phần mềm scan trên điện thoại miễn phí: so sánh 6 lựa chọn
So sánh phần mềm scan trên điện thoại miễn phí: Ghi chú iPhone, Google Drive, Adobe Scan, CamScanner, vFlat Scan, scan online. Tiêu chí chọn app scan.